Le train de numérisation correspond à la préparation des documents en vue de leur numérisation, c’est à dire le tri des documents à numériser, la définition du format, l’analyse de l’état des documents, la vérification des restrictions légales d’accès et enfin le traitement pièce par pièce (comptage des pages, état physique du document). Ce travail entraîne l’élaboration d’un cahier des charges qui détaillera avec précision le travail à effectuer (aspects techniques) et comportera les recommandations correspondant aux spécificités rencontrées lors de la préparation du train de numérisation.